En el mundo de las empresas es muy importante medir todo y sobre todo medir los esfuerzos que se hacen al momento de vender, que a mi consideración es el pilar más importante de una empresa, Nuestro equipo comercial debe tener una herramienta para gestionar todos los esfuerzos que se hacen día con día. Y hacerlo con una hoja de excel no está mal, tampoco está mal hacerlo en papel en un cuaderno sin embargo considero que no es lo ideal. Recuerden que tenemos que usar la tecnología a nuestro favor. Quédate para conocer por que debes usar una herramienta digital para gestionar tus procesos comerciales.

El día de hoy les quiero compartir mi experiencia y lo que he aprendido al momento de documentar los procesos comerciales de mi empresa y es que he hecho de todo, desde anotar todo en un cuaderno, pegar post it en un pizarrón o utilizar hojas de excel, y estas tecnicas que les acabo de mencionar son buenas en su momento me funcionaron pero en realidad yo les veo dos grandes desventajas y fue por esto que llegó un momento que dejé de utilizarlas.

1. Se vuelven inutiles con el tiempo. Si todo va bien con tu empresa, que es lo que todos queremos, las ventas están creciendo, cada vez nos referencían más nuestros clientes, incluso ya tenemos uno o dos vendedores dentro de nuestro equipo comercial, estas herramientas se vuelven inservibles, a mayor volumen de prospectos, clientes, proyectos u oportunidades que tenemos que gestionar todo se vuelve un caos.
   
   
2. No generan reportes. Medir todos los esfuerzos que se hacen en ventas es muy importante pero es más importante tomar decisiones en base a los datos que te arroja el medir dichos esfuerzos. Y es que las herramientas que les mencioné no generan reportes con pocos clics, si quisieramos tener algún reporte utilizando excel por ejemplo, todo se volvería complicado y tendríamos que volvernos unos expertos en excel, de los post it en el pizarrón y el cuaderno mejor ya ni hablamos.

Cuando recién empezaba a vender y el equipo comercial de mi empresa era yo solo, al no tener presupuesto, pero sinceramente más que nada por desconocimiento se me ocurrió la grandiosa idea de utilizar una hoja de excel para llevar el control de los leads nuevos que iba consiguiendo poco a poco, ahí registraba nombre de la empresa, persona de contacto, rol dentro de la compañía, fecha del ultimo contacto que tuve con el prospecto, etc, etc pero sobre todo registraba las oportunidades que tenía y desde ahí daba continuidad a mi proceso comercial, la verdad es que no me fue nada mal, excel me sirvió muchisimo para tener un control de todo, sin embargo todo se empezó a complicar cuando empecé a tener cada vez más prospectos y más oportunidades. Estoy seguro que a alguno de ustedes también se le ocurrió hacer esto, incluso lo están haciendo así o peor aún no tienen registro por ningun lado de sus esfuerzos comerciales, ahí si están mal, siempre debemos de tener todo registrado.

Caracteristicas que debe tener tu herramienta de gestión de ventas.

Antes que nada, si se fijaron no he hablado de recomendar un CRM como tal, en mi experiencia he usado varios CRM y hay de todos tipos pero a mi parecer todos tienen un par de particularidades que no me agradan del todo y una es que son complejos de usar y la otra es que tienes que llenar muchos datos que nunca te van a volver a servir, entre otras cosas pero eso ya se los platicaré en otro post. En mis proyectos yo uso una herramienta que se llama noCRM te la recomiendo bastante yo la uso en diferentes verticales de negocio y me funciona super bien, tú puedes usar cualquiera siempre y cuando tenga las siguientes caracteristicas que te voy a mencionar para que te pueda servir a la perfección.

1. No olvidar seguimientos. La estructura de este tipo de herramientas están basadas en lo que requiere el vendedor y lo principal es que no pierda un proyecto o un seguimiento por que simplemente se le olvidó, somos personas y es normal que se nos olviden las cosas, es necesario que nuestra herramienta nos recuerde seguimientos.
   
   
   
2. Tecnología basada en la nube. El hecho de estar en la nube facilita muchisimo las cosas ya que nos ahorra muchos problemas.
   
   
   
3. Reportes faciles. Esta caracteristica a mi gusto debería ser la más importante. Es muy importante recopilar los datos que se hacen durante un periodo en especifico, por ejemplo para tener juntas de cierre de mes, para evaluar en que ciudad nos están comprando más, para saber quien es el mejor vendedor de nuestro equipo comercial, para detectar errores en nuestro proceso, para ver como cerramos el año, etc. recopilar la data y tomar decisiones en base a esa data es mágico, que la herramienta nos de reportes en dos o tres clics es muy importante considerar.
   
   
   
4. Conexión inteligente con tu mail. Conectar el mail con tu herramienta de gestión de ventas es muy útil y sobre todo nos ahorra mucho trabajo, pero si se fijaron les mencioné que fuera una conexión inteligente, con esto me refiero a que los mails se conecten con el proyecto o lead que corresponde.
   
   
   
5. Fácil de implementar. Antes de conocer noCRM la herramienta que actualmente utilizo en mis proyectos pensaba que esto era imposible de llevar a cabo y es que toda la información de implementación está dentro de su propio sitio web, además de que es muy práctico implementar.
   
   
   
6. Interfaz del software amigable. Tenemos que asegurarnos que la interfaz del software donde vamos a pasar la mayor parte del tiempo ya sea para supervisar a nuestro equipo comercial o para dar seguimientos a nuestras propias ventas sea bonita, esto facilitará mucho las cosas y nos va a ayudar a entender mejor y más rápido.
   
   
   
7. Crear objetivos de esfuerzos comerciales. Ya sea si el equipo comercial de tu empresa eres tú solo o tienes un equipo de 1 a 1000 vendedores necesitas tener métricas para evaluar el desempeño del equipo comercial, es muy importante medir no solo el monto total facturado, si no también ¿Cuantas reuniones estamos teniendo? ¿Cuantas llamadas de prospección hacemos diariamente? ¿Cuantos leads registramos? ¿Cuantos proyectos perdimos? etc, esto varía de empresa a empresa, cada empresa mide sus procesos comerciales de acuerdo a lo que más les convenga.

Estas caracteristicas en general para mi son de las más importantes a tomar en cuenta para seleccionar la herramienta de gestión de procesos comerciales para nuestra empresa y sobre todo que nos traiga un beneficio.

Entonces recuerda, medir y tomar decisiones con los datos medidos te traerá muchos beneficios incluído el de vender más, te lo aseguro, es muy gratificante tener la certeza de que es lo que está haciendo tu equipo comercial, donde se nos están escapando las ventas, que capacitación necesitamos nosotros o nuestros vendedores, etc, etc todo esto lo vamos a saber hasta que incluyamos una herramienta para medir nuestro proceso comercial.

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